Jember 12 Pebruari 2018, Setiap hari arsip selalu saja bertambah, karena dalam setiap kegiatan akan tercipta arsip baru. Jadi, dapat dibayangkan tumpukan arsip yang kian hari kian bertambah tinggi. Hal ini tentu membutuhkan ruangan, peralatan, juga tenaga arsiparis yang lebih banyak dalam pengelolaannya. Itu berarti biaya yang dikeluarkan juga akan bertambah besar. Di sisi lain, semakin banyak arsip semakin sulit pula berkas yang diperlukan akan ditemu
kan.
Dengan kegiatan penyusutan, maka kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali akan menjadi lebih efektif. Perawatan dan pemeliharaannya dan pengawasannya juga akan lebih mudah. Sehingga arsip-arsip yang disimpan dapat lebih terjamin keamanannya, tidak rusak dan tidak hilang. Terutama terhadap arsip-arsip penting yang menjadi bahan pertanggungjawaban.
Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Jember bekerja sama dengan UPT. Kearsipan Universitas Jember mengadakan penyusutan arsip yang diawali dengan pemaparan oleh tim UPT. Kearsipan sampai dengan pendampingan untuk melakukan penyusutan perlu di ketahui bahwa Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Jember berdiri sejak tahun 1985 dengan nama Sekolah Tinggi Kedokteran Gigi Jember beralih menjadi Program Studi Kedokteran Gigi sehingga arsip yang begitu banyaknya diperlukan penyusutan.
Dalam pendampingan penyusutan ada 3 unit yang difokuskan yaitu Umum dan Perlengkapam termasuk Tata Usaha, Akademik dan kemahasiswaan dan Kepegawaian dan keuangan.
Dalam melakukan penyusutan memang di perlukan kesabaran dan ketelitian untuk memilih dan memilah arsip yang dianggap sudah layak di susutkan atau arsip yg masuk statis atau arsip yang masih mempunyai nilai sejarah, adapun arsip yang dianggap layak untuk di susustkan yaitu arsip yang sejak tahun 1985 sampai tahun 2010 yang tidak mempunyai nilai sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) Sedangkan arsip statis yang mempunyai nilai sejarah tetap di disimpan karena sebagai dasar pijakan managemen.
Tahapan Penyusutan Arsip
- Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan arsip, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.
- Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:
- Pemeriksaan Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum.
- Pembuatan Berita Acara Penyusutan Arsip Mengingat penyusutan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari suatu unit organisasi, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti penyusutan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Penyusutan Arsip.
- Pemusnahan arsip Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :
- Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
- Pendaftaran Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
- Pembentukan Panitia Pemusnahan Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.
- Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.
- Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
